• 5 février 2018

Que devez-vous savoir sur votre saisie de données pour la commande d’achat et le compte à payer?

Que devez-vous savoir sur votre saisie de données pour la commande d’achat et le compte à payer?

APPROBATION DE PAIEMENT

Les audits et la conformité exigent une approbation appropriée des paiements, mais de nombreuses entreprises trouvent que leurs politiques sont appliquées de manière incohérente. Les bons de commande peuvent trainer  beaucoup pour promouvoir des approbations de paiement appropriées, mais il y aura toujours des occasions où la création d’un bon de commande est tout simplement irréalisable.

Historiquement, les entreprises se sont appuyées sur des cahiers de signatures ou, plus récemment, sur des approbations imprimées par courriel pour valider les factures. Ces deux méthodes nécessitent une intervention manuelle pour valider l’approbation et le suivi si les factures ne sont pas traitées pour le paiement.

Votre système ERP peut fournir un flux de travail d’approbation, mais ce n’est pas toujours aussi flexible ou configurable que vous le souhaitez. En revanche, de nombreux partenaires de processus d’affaire d’automatisation ont des approbations dans les applications pour tout paiement.

Tournez-vous en temps opportune

Lorsque votre entreprise compte manuellement sur la gestion  de comptes fournisseurs, cela peut affecter le délai d’exécution de votre service peut varier.

Malheureusement, jusqu’à 97% de toutes les factures sont encore traitées manuellement. La complexité de certaines factures signifie qu’elles nécessitent un examen individuel. Cependant, il peut y avoir un pourcentage élevé qui nécessite juste une entrée et une correspondance avec un PO précis ou un code GL constant.

Logikia Solutions est un partenaire de flux de travail qui exploite l’automatisation pour transmettre ces factures directement à un module ERP.

Lorsque votre personnel n’a que des exceptions à examiner, il pourra mieux se concentrer sur d’autres taches et éviter les retards. En fait, vous économiserez tellement de temps que l’automatisation augmente d’un facteur cinq le nombre moyen de factures traitées par employé AP. En d’autres termes, si vous traitez normalement 1 000 factures par employé, l’automatisation peut en faire 5 000 par employé.

CENTRALISER LE CONTRÔLE

Plus votre entreprise est importante, plus il est important de conserver tous vos renseignements sur les comptes fournisseurs en un seul endroit. Si vos processus comptables ne sont pas centralisés, il est beaucoup plus facile de faire traîner les paiements en double lorsque plus d’un employé paie la même facture.

Il est également plus facile d’effectuer des paiements en retard lorsque tout le monde pense que « quelqu’un d’autre » travaille sur cette facture. Le traitement de toutes vos factures avec un seul système partagé renforce les contrôles internes. En regroupant toutes vos informations de traitement des factures dans un système central, tout le monde dans le département AP aura accès au statut de chaque facture. Il facilite également l’accès en temps réel à toutes vos données AP, ce qui vous donne une vision plus précise de ce qui se passe exactement dans le département AP.

 

 

Quelle est alors une aspiration réaliste

pour un traitement direct?

« … un véritable processus d’automatisation AP

peut être utilisé lorsque les factures peuvent

être apparié avec les  bons d’achat dans les mêmes lignes.

 

 

Précision comptable.

Une grande partie du temps et de l’énergie du département des comptes créditeurs sert à garder l’information précise et à jour. Une mauvaise saisie des données oblige souvent les services de support AP à passer de longues heures à corriger et à reclasser des documents dans votre système ERP. Les erreurs sont particulièrement fréquentes dans les départements où les employés saisissent manuellement des données dans des feuilles de calcul Excel.

Même avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) attaché à leur processus AP, de nombreuses entreprises ont du mal à enregistrer toutes leurs informations avec précision. Vous devez trouver un partenaire de flux de travail qui utilise une combinaison de reconnaissance OCR et de gestion des clés pour garantir une précision des données extrêmement élevée.

Par exemple, la technologie de capture de données exclusive de Logikia garantit plus de 99% de précision sur chaque facture.

Données numériques

Garder des dossiers précis et accessibles est un autre défi que les services AP doivent relever. Il est non seulement important d’enregistrer les transactions avec précision, mais vous devez également avoir les enregistrements dans un format facilement accessible. Les audits sont beaucoup plus faciles à gérer lorsque vos enregistrements sont faciles à comprendre, à trier et à consulter.

Un bon logiciel AP stockera automatiquement les données de transaction. Ils conservent des enregistrements facilement consultables de chaque étape du processus d’approbation des factures. Ces enregistrements peuvent être consultés en temps réel pendant le traitement des factures et longtemps après le paiement de la facture. Ajoutez à cela la gestion numérique des documents et vous disposez de dossiers électroniques faciles à gérer.

Partage simple

Les outils des logiciels payants qui vous permettent de contrôler votre processus, de faciliter le stockage des données et de simplifier les approbations ont également un autre avantage. Ils permettent la collaboration au sein du département des comptes fournisseurs ainsi qu’entre AP et d’autres départements. Avoir un système unique pour traiter toutes vos factures centralise le flux d’informations. Et quand vous donnez aux gens l’accès à ce système, ils peuvent collaborer en équipe pour que tout se passe bien.L’amélioration du traitement des comptes fournisseurs peut être difficile, mais les avantages sont énormes.

Avec la bonne combinaison d’automatisation, d’amélioration des processus internes et de travail d’équipe, vous pouvez transformer votre processus d’ AP en une machine efficace et bien huilée. Et une fois que votre flux de travail fonctionne pour vous, vous pouvez arrêter de perdre du temps à gérer les problèmes de paiement et la création du document (factures, bons de commande, expédition, avis, etc.). Dans le monde des systèmes financiers informatisés, chaque fois qu’un document est créé, nous créons immédiatement un problème pour la personne suivante en ligne qui essaie d’utiliser efficacement ces données.Mais avant que vous puissiez profiter des avantages du processus d’automatisation des comptes fournisseurs et des logiciels, vous devez obtenir la configuration du logiciel.

Si vous avez choisi la solution Logikia pour votre automatisation AP, nous serons là pour vous aider à chaque étape. Nous avons un score de mise en œuvre proche de la perfection. C’est la forme qui contraste avec votre industrie.

Prêt à commencer? Contactez Logikia dès aujourd’hui et découvrez toutes les façons dont notre technologie peut vous aider à optimiser la puissance de votre système ERP.

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