• 16 juillet 2018

Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus de commande d’achat?

Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus de commande d’achat?

Si vous gérez une entreprise axée sur l’inventaire, vous avez probablement besoin de remplir des bons de commande dans le cadre de votre journée de travail. La création manuelle de bons de commande est un processus qui prend du temps, tout processus qui prend du temps coûte de l’argent et implique inévitablement certaines erreurs, qui coûtent également de l’argent. La mise en œuvre d’une solution et d’un logiciel automatisés de commande d’achat peut sembler être la solution parfaite. Cependant, l’automatisation de votre processus de commande d’achat s’accompagne de certains risques. Les ordres d’achat automatisés vous demandent de créer des points de réorganisation afin que votre système sache quand il est temps de créer une commande d’achat. Si vos points de réapprovisionnement ne sont pas précis, vous courez le risque que votre système génère un tas de commandes d’achat inutiles, ce qui se traduira par un stock d’inventaire «mort». Si vous avez du mal à déterminer si vous devriez ou non investir dans un système de bons de commande automatisés, voici quelques éléments importants à prendre en compte.

Passez-vous trop de temps et d’argent à créer manuellement des commandes d’achat?

Comme pour toute question concernant ce que le meilleur choix est pour votre entreprise, vous devez vous tourner vers les chiffres pour celui-ci. Combien de commandes d’achat votre entreprise génère-t-elle et combien d’heures d’employés y consacrent-elles? Combien d’erreurs, telles que les commandes d’achat en double, les commandes d’achat perdues ou les commandes d’achat avec des informations inexactes, votre entreprise produit-elle, en moyenne, à cause d’une erreur humaine? Grâce à une solution de commande d’achat automatisée, vous pouvez réduire considérablement le temps passé sur les commandes d’achat, et vous pouvez éliminer la grande majorité des erreurs qui ne font que rétablir l’ensemble du processus d’achat. Comparez ces coûts, que vous assumez actuellement, aux coûts associés à la mise en œuvre d’une solution de bon de commande automatisée. Magasinez pour un produit qui correspond aux besoins de votre entreprise, puis considérez le coût d’achat du logiciel et les coûts de mise en place des heures de travail nécessaires pour tout configurer correctement. Toute solution de bon de commande ne sera pas une solution «prête à l’emploi» – vous devrez consacrer beaucoup de temps et d’énergie pour vous assurer de fournir les bons points de commande, les données d’inventaire, les informations sur les fournisseurs, etc.

Connaissez-vous les points de réapprovisionnement de votre inventaire?

Les points de réapprovisionnement vous aident à gérer efficacement votre inventaire en déterminant exactement quand et combien d’inventaire doit être réorganisé. Les points de réapprovisionnement peuvent être extrêmement utiles, mais seulement s’ils sont précis, et déterminer un point de réapprovisionnement pour votre inventaire au mois de mars n’indique pas nécessairement quel point de réapprovisionnement du mois de novembre doit être. Divers facteurs tels que la demande saisonnière, l’expiration du produit et les tendances du marché peuvent signifier que vos points de réapprovisionnement fluctuent ou doivent être recalculés fréquemment.

Comprendre votre inventaire et déterminer ses points de réapprovisionnement est essentiel lors de la configuration d’une solution de commande d’achat automatisée. Par conséquent, vous devez d’abord investir dans une analyse d’inventaire avant de prendre la décision de mettre en œuvre une solution de commande d’achat automatisée. Les erreurs dans les données saisies manuellement peuvent facilement créer plus de travail qu’elles n’en économisent. »Et peu importe la confiance que vous avez dans les points de réapprovisionnement, aucun système de bon de commande automatisé ne devrait être une solution d’installation.

Il est toujours important de passer en revue les commandes d’achat générées par votre système, mais nous espérons que vous pourrez économiser beaucoup de temps et d’argent en laissant la solution Logikia faire le travail pour vous.

Pour plus d’informations sur la solution de bon de commande automatisé, consultez la solution Logikia pour l’automatisation des commandes d’achat.

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