• 14 décembre 2016

Les étapes de la transition vers un bureau paperless

Les étapes de la transition vers un bureau paperless

De nos jours, les technologies ont le pouvoir de rendre notre travail beaucoup plus agréable, facile et efficace. Il existe des techniques à la fine pointe de la technologie afin de vous faire passer au bureau paperless. Ce sera un investissement pour votre futur. Si vous prévoyez un virage paperless de votre entreprise, voici quelques-unes des étapes à travers lesquelles vous devrez passer.

La numérisation, un pas de plus vers le paperless

Pour débuter votre transition vers un bureau paperless, vos documents devront d’abord être numérisés afin de les importer dans le système informatique. La numérisation permet de mettre sur le système informatique toute votre documentation papier existante. Chez Logikia, notre logiciel Numeria s’occupera de faire la numérisation complète de vos documents. Ce logiciel d’une grande précision vous permettra de faire une transition paperless sans tracas.

Paperless doit passer par l’extraction de données

Une fois la documentation numérisée, notre puissant logiciel Numeria devra procéder à l’extraction des données qui se trouvent dans votre documentation. Ce logiciel est d’une précision phénoménale et permet d’extraire chacune des lettres et numéros se trouvant sur vos documents. Un passage vers le paperless efficace.

Un des grands avantages d’avoir un bureau paperless est que toute l’information extraite sera facile à retrouver et surtout les recherches pourront se faire rapidement. Vous sauverez ainsi beaucoup de temps de recherche.

L’organisation d’un bureau paperless

Maintenant que toutes vos informations sont dans votre système informatique, il est temps de penser à l’organisation de ces informations. Vous pouvez classifier les informations par département ou par poste. Pensez à une organisation optimale en classant les documents par thème par exemple : factures, dossiers clients, etc. Vous rendrez ainsi votre transition paperless vraiment efficace. Il sera beaucoup plus simple d’y retrouver les informations que vous recherchez.

Comme l’un des avantages d’un bureau paperless est que vous ayez beaucoup moins de temps à passer pour rechercher des documents, faites en sorte de rendre la structure de votre système paperless optimale à 100%.

Le passage au paperless nécessitera une formation

Maintenant que votre bureau est passé au paperless et est prêt pour être utilisé, vous devez toutefois vous assurer que votre personnel soit confortable avec le nouveau système paperless. Prenez le temps de donner une formation ou de mettre une personne responsable de la formation du nouveau système paperless. Vous vous assurerez d’une homogénéité dans l’utilisation du système. Il est important de guider votre personnel à travers cette transition, surtout votre personnel plus âgé qui est moins habile avec l’informatique. Laissez une période d’adaptation de quelques semaines afin de ne pas stresser vos employés. Nous apprenons toujours mieux dans le plaisir.

Voici les principales étapes d’une transition vers un bureau paperless. C’est un projet qui mérite toute votre attention. Vous devez avoir un partenaire qui sera présent pour vous épauler et vous guider à travers le changement vers un bureau paperless. Assurez-vous d’avoir un partenaire qui vous donnera un service clé en main à la hauteur des exigences de votre entreprise. Chez Logikia, nos standards de qualité sont très élevés. Nous sommes le partenaire qu’il vous faut pour réaliser votre projet de bureau paperless. Contactez-nous dès aujourd’hui afin de connaître nos modalités.

Référence

How to transition to an efficient paperless office : Going paperless – Docfinity

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