• 23 avril 2017

Automatiser les processus administratifs

Automatiser les processus administratifs

L’objectif en automatisant ce type d’activité est de faire gagner du temps à vos équipes. Par exemple, en automatisant l’envoi de certains emails ou avec un système d’archivage automatique des factures.

Si vos équipes arrivent à prioriser leurs tâches et à s’émanciper des plus répétitives, elles pourront se concentrer sur des améliorations plus prioritaires et proposer de nouveaux projets. De quoi favoriser un peu plus l’innovation dans certaines structures.

Gain de temps et rationalisation

  • Standardisation des processus: La solution Logikia a pour but de supprimer les bases documentaires indépendantes (tableaux Excel, mails, courriers…)
  • Création de vos propres formulaires et workflows avec le générateur
  • Automatisation des processus administratifs par la génération de documents et leurs publipostages : contrats, attestations, lettres, mesures disciplinaires…
  • Réduction des erreurs : les textes sont adaptés au contexte de chaque collaborateur, et ce, dans chaque pays, chaque division, chaque entité…
  • Suivi en temps réels des échéances : fin de contrat, d’habilitation, de permis de travail…
  • Gestion des habilitations, des certifications (périodicité, alertes…).
  • Dématérialisation et stockage des documents RH dans le  portail: contrat, avenants, affectations…

 

Dématérialiser : Gestion électronique des documents

Gestion Centralisée des Documents

Une GED simplifiée est intégrée au ERP existant :

  • Stockage, indexation, classement et partage d’informations simplifiés
  • Un seul espace pour dématérialiser, structurer et gérer facilement tous les documents de vos collaborateurs
  • Un gain de temps révolutionnaire pour l’archivage électronique :
    • Une fois numérisés selon une nomenclature spécifique, vos documents seront automatiquement dispatchés dans les dossiers de chaque collaborateur. Vous pourrez retrouver ces éléments par type de dossier.
  • De manière individuelle, par collaborateur, les pièces jointes sont facilement associées aux différents formulaires de gestion des données collaborateurs.

Générer automatiquement des tâches et des alertes

Des processus facilités par un gestionnaire de workflows

  • Génération automatique de tâches définies et assignées au responsable RH ou au manager concerné, lors de la mise à jour des informations
  • Rappel automatique des formalités à effectuer par le RH :
  • Alertes sur les demandes à traiter directement sur son tableau de bord : avance sur salaire, demande d’attestations, de modifications…

Gérer l’intégration

Listing des différentes actions du processus d’«Entrée -Sortie-Mutation» sous forme de check-list. Ainsi, l’intégration du collaborateur est facilitée, le processus E.S.M est rationalisé, rien n’est oublié et toutes les étapes sont respectées.

  • Répartition automatique des actions aux personnes concernées
  • Envoi de relances à la date d’échéance
  • Gestion du matériel du collaborateur et de ses accès informatiques : e-mail, logins ou niveau de droits pour les logiciels…

Interfacer les données du collaborateur avec la gestion des salaires

  • Connexion avec le système de gestion des salaires pour synchroniser les changements demandés par l’employé avec les données administratives du progiciel de paie et inversement

Analyser et faire du reporting

Construction simple de rapports complexes

  • Conception rapide et efficace de vos propres rapports. Bénéficiez également de rapports déjà inclus dans la Solution Logikia : bilan social, suivi des effectifs, analyse sur les données personnelles… Le résultat est exportable au format PDF ou Excel.
  • Vérification de la cohérence des données, provenant d’origines et d’interfaces multiples
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