• 25 août 2017

Votre processus d’affaires est-il automatisé ?

Votre processus d’affaires est-il automatisé ?

L’automatisation de processus d’affaires est-elle coûteuse ? Quelle est son impact sur les entreprises?

Commençant par une simple définition, l’automatisation des processus d’affaires est le mécanisme par lequel les données, l’information et les processus associés aux affaires sont gérés et transférés par la nouvelle vague de la technologie en vue de diminuer les coûts. Même si la majorité des entreprises croient que l’automatisation ne peut être que positive, le changement n’est pas toujours en place.

Peu importe votre position sur le sujet, il est indéniable que l’automatisation des affaires est la caractéristique des organisations et entreprises modernes qui continuent de croître à une grande vitesse. Presque la majorité  des grandes entreprises ont automatisé de façon significative la plupart de leurs processus d’affaires. Plusieurs raisons justifient cette décision de préférer l’automatisation; elles sont heureusement faciles à comprendre et vous seriez bien attentifs de les connaître.

Les entreprises sans automatisation de processus d’affaire perdent au change… Beaucoup.

Le coût est la compréhension principale à l’adhésion à l’automatisation de processus d’affaires par les entreprises. Voici quelques exemples de pertes majeures encourues aux États-Unis causées par le peu d’organisation et manque de changement à temps, dévoilés par Brother International Corporation dans leur sondage 2010 sur les employés de bureau:

  1.      Un employé de bureau perd jusqu’à 38 heures par année dans les  recherches des articles de bureau mal classés.
  2.      66 % des employés de bureau perdent jusqu’à 30 minutes par semaine typique de travail dans les  recherches des articles de bureau mal classés.
  3.      46 % des employés de bureau ont perdu un de ces articles l’année dernière : téléphone cellulaire, calculatrice, chemise, porte-document, valise, unité de mémoire électronique, assistant numérique (PDA) ou parfois un ordinateur portatif!  

La valeur approximative en perte de productivité à cause du temps passé à la recherche des articles mal classés dans les bureaux est estimée à 99 milliards $ CAN par année.

Malheureusement,  les entreprises Américaines ne sont pas les seuls confrontés à ces enjeux. Des pertes majeures causées par un manque d’automatisation de processus d’affaires sont aussi observées dans des économies à plus petite échelle. À titre d’exemple, les entreprises de Grande-Bretagne perdent collectivement un montant annuel équivalant à 434 millions $ CAN dû au simple fait de chercher des documents perdus ou difficiles à trouver . Si nous extrapolons davantage, les pertes globales en productivité seraient astronomiques… et toutes ces pertes sont causées par des versions papier difficiles à gérer.

Il est peu étonnant que de plus en plus de gens soient très réceptifs à l’idée du bureau sans papier et des processus automatisés. Même s’il est tentant de rejeter l’automatisation comme s’il s’agissait d’une lubie pour les jeunes, ce serait commettre une grave erreur. L’automatisation n’est pas juste une tendance future; c’est déjà arrivé.

De jeunes dirigeants et gestionnaires éduqués, et dont le style de vie est déjà accepté la technologie de l’information, représentent une des forces motrices qui tendent vers une plus grande automatisation de processus d’organisation et un meilleur usage des technologies à l’intérieur ou  à l’extérieur du bureau, en utilisant un ordinateur ou un téléphone intelligent comme tableau de bord et un utile de travail. Il est à noter que les grandes entreprises ont commencé, il y a quelque temps, le virage vers une automatisation à grande échelle, ayant su reconnaître les avantages éventuels de l’automatisation de processus d’affaires. Ils ont commencé à favoriser des partenariats avec les entreprises qui sont munies de processus d’automatisation en intégrant la solution Logikia. Les raisons l’expliquent sont très concrètes.

Avantages de l’automatisation du bureau, en chiffres.

Voici, parmi plusieurs autres, quatre exemples de la façon dont l’automatisation des processus d’affaires a permis d’épargner de l’argent et d’améliorer la productivité (statistiques colligées par le professeur Mohsen Attaran – Source – en anglais seulement) :

R.J. Reynolds – résultats de l’automatisation des comptes payables :

  1.      Réduction de 53 % des coûts de traitement des factures.
  2.      Diminution de 25 % des besoins en personnel administratif.
  3.      Augmentation de 16 % du volume des transactions.

Frito Lay – résultats de l’automatisation de leur processus d’achat :

  1.      Diminution de 30 000 à 50 000 heures travaillées par année.
  2.      Réduction de 10 % dans les centres de distribution.

Cisco Sytems – résultats de l’adoption d’un système en ligne de gestion des relations avec les clients :

  1.      Élimination de 75 000 appels de clients par mois.
  2.      Économies de plus de 270 millions $ par année en dépenses d’exploitation.

Emerson – résultats de l’adoption d’un processus d’approvisionnement en ligne :

  1.      Consolidation des activités d’achat uniformes pour les 60 divisions.
  2.      Économie d’un montant évalué à 500 millions $ sur quatre ans

Les résultats sont éloquents. Une bonne automatisation fonctionne.

Et vous, avez-vous déjà automatisé vos documents?

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