• 14 décembre 2016

6 façons d’assurer que la transition paperless soit efficace

6 façons d’assurer que la transition paperless soit efficace

Vous désirez faire un virage vers un bureau paperless? Vous avez pris une excellente décision! Toutefois, vous devez vous assurez de ne pas simplement transférer vos méthodes papier sur le système informatique. Pour ce faire, l’idéal est de revoir vos méthodes de travail et analyser le canal d’informations.

1 – Définissez des objectifs claires de votre transition paperless

Avant de débuter votre transition vers un bureau paperless efficace, vous devez vous fixer des objectifs précis. Voulez-vous :

  • Augmenter la productivité
  • Faciliter l’accès aux données
  • Augmenter votre niveau de satisfaction client
  • Gagner de l’espace physique
  • Etc

Toutes ces réponses sont bonnes. Il est important de fixer les objectifs les plus importants de votre transition paperless, ainsi vous pourrez trouver les méthodes afin d’atteindre vos objectifs. Si vous avez de la difficulté à trouver les méthodes optimales, vous pouvez nous contacter.

2 – Établissez vos besoins pour la transition paperless pour chacun de vos objectifs.

Une étape très importante qui vous aidera à passer à travers la transition vers le paperless facilement, est d’établir vos besoins pour chacune des étapes du processus. Comme par exemple :

  • Avez-vous besoin de la liste des départements afin de tout classifier correctement?
  • Avez-vous besoin de regrouper certaines documentations?
  • Avez-vous besoin d’autorisations de l’administration?

En ayant toutes les informations nécessaires sous la main, vous serez en mesure de voir votre projet avancer rapidement et efficacement. Évitez la perte de temps et établissez vos besoins pour votre transition paperless.

3 – Fixez la liste des besoins de chaque département

Il est important de savoir quelle documentation doit être accessible pour chaque département. Vous pouvez faire une liste afin de vous retrouver dans la panoplie de dossiers. Par exemple :

  • Comptabilité : Factures
  • Ressources humaines : Dossiers employés
  • Ventes : Dossiers clients
  • Etc

Vous pourrez ainsi être plus rapide lors de l’assignation au différent département.

4 – Établissez un horaire et un budget pour votre transition paperless

Lors de l’implantation officielle de votre nouveau bureau paperless, il sera primordial de prévoir un temps pour former votre personnel et de vous assurez que celui-ci vive une transition agréable. Vous pouvez prévoir une formation de groupe ou individuelle, tout dépendant du nombre d’employés que vous avez. Il est important d’allouer un budget suffisant pour ce projet de formations. Ceci vous permettra de vivre une transition paperless agréable.

5 – Prévoyez un temps d’adaptation à votre nouvel environnement paperless

L’implantation d’un système paperless demandera un certain temps d’adaptation pour votre personnel. Il est donc important d’accorder à votre équipe un temps d’adaptation et d’être indulgent sur les erreurs qui pourraient suivre au changement vers le paperless. Vos employés se sentiront moins stressés au sujet de la transition paperless. Moins de stress est souvent synonyme de moins d’erreurs aussi.

6 – Restez ouvert à l’optimisation de votre bureau paperless

Lors de votre transition paperless, vous aurez peut-être mal évalué les besoins de vos employés. Restez ouvert à changer les accès et les types de dossiers. Vous pourrez ainsi avec le temps arriver à une solution gagnante.

Voici quelques-unes des étapes qui vont vous aider à avoir une transition optimale vers un bureau paperless. Nous sommes aussi présents pour vous guider à travers tout le processus. Contactez-nous dès aujourd’hui afin de recevoir un service impeccable et personnalisé.

Référence

How to transition to an efficient paperless office : Going paperless – Docfinity

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